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De la bonne utilisation du mail au travail, Axecibles vous informe

 

Le courriel est de loin l’outil de communication le plus usité en entreprise car il permet de multiplier les communications et les correspondants, et d’assurer le suivi et l’archivage des échanges de mails.

Les mails peuvent être consultés en tout temps, de n’importe quel poste informatique et à toute heure, c’est également un outil marketing régulièrement utilisé par bon nombre de sociétés.

Axecibles, La première agence Web, vous informe sur l’utilisation de l’e-mail au travail afin depouvoir augmenter votre productivité. Le mail possède cependant ses propres limites. Il faut savoir parfois l’abandonner au profit d’autres moyens de communication.

Axecibles : utiliser l’e-mail à bon escient

Avant d’envoyer un e-mail et de savoir s’il sera lu, il est important de prendre en compte votre interlocuteur. A savoir la manière dont il traite ses courriels afin de faciliter leur exploitation.

Favoriser l’utilisation des espaces collaboratifs et organiser des réunions peut permettre de limiter l’envoi de courriels intempestif.

Il est important de ne pas inonder vos collaborateurs d’e-mails. Limitez les e-mails envoyés et communiquez pertinemment en utilisant des moyens de communication plus adaptés au contexte.

Pour éviter les échanges de mail « ping-pong » il est préférable d’utiliser d’autres moyens de communications comme la conversation par téléphone, en face à face ou par messagerie instantanée.

Alors que les mails sont utilisés  pour des problèmes structurés pouvant être formalisés en quelques phrases, la conversation entre en jeu pour les sujets complexes voire sensibles nécessitant une communication riche et de vives voix. Elle permet également une réponse immédiate mais ne permet  pas toujours une traçabilité contrairement au mail.

Les mails envoyés dans des listes de diffusion ne requièrent quant à eux pas de réponse. C’est une communication unidirectionnelle concernant des sujets pouvant être également formalisés en quelques phrases et dont les interlocuteurs sont en nombres importants.

Axecibles : les nouveaux moyens de communication en entreprise

La messagerie unifiée

Il s’agit d’une messagerie regroupant tous les terminaux : téléphones fixes, mobile, ordinateur, PDA : messagerie vocale, faxe et e-mail. Tous les messages envoyés, faxés au même numéro sont consultables en tout lieu et à tout moment.

La messagerie instantanée

Comme sur n’importe quel réseau social la messagerie instantanée permet une communication directe entre collaborateurs. L’avantage de cette messagerie est qu’elle permet une réponse instantanée et une économie d’un point de vue appels en longue distance

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